Se trata de un esfuerzo conjunto de los ingenieros Jhordan Rodriguez Aponte, Edson Huamani Manrique y de las doctoras Sandra Meza Balvin y Susan Medina Canzio, quienes llevaron a cabo este proyecto gracias al financiamiento de la universidad.
La Universidad Científica del Sur logra un hito en el área de Desarrollo e Innovación con la creación del Sistema Ada, ideado para mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos de investigación. Y ahora ha sido aceptado por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi), convirtiéndose así en el primer registro de software de la universidad.
El Sistema Ada ha sido desarrollado por Jhordan Jonter Rodriguez Aponte y Edson Leon Huamani Manrique, destacados estudiantes y ahora licenciados de la carrera de Ingeniería de Sistemas Empresariales, quienes fueron liderados por la Dra. Sandra Jeannet Meza Balvin para el desarrollo de un sistema web utilizando la metodología Scrum.
El sistema ADA recibe su nombre inspirado en Ada Lovelace, pionera en el campo de la programación de computadoras de la historia. “Los proyectos que desarrollamos en el departamento de ingeniería y TI nacen de inspiración de precursoras de la tecnología. Al igual que este proyecto ADA, han nacido otros proyectos que también mejoran la optimización de procesos y que reemplazan el proceso manual para mejorar el desempeño de los usuarios finales”, destaca la Dra. Sandra Jeannet Meza Balvin.
Para Jhordan y Edson, esta contribución no habría sido posible sin la colaboración proactiva de la Dra. Susan Mery Medina Canzio, investigadora titular de la Dirección General de Investigación, Desarrollo e Innovación (DGIDI). Su participación, proporcionando requerimientos claros y contribuyendo con su experiencia, ha sido esencial para el desarrollo y la implementación exitosa del sistema web, afirman.
Ambos destacan la guía de las doctoras Meza y Medina, pues su compromiso con la excelencia y su capacidad para inspirar la innovación muestra la importancia de la colaboración entre estudiantes y mentores en la búsqueda de avances significativos en pro de la ciencia. Este proyecto fue llevado a cabo gracias al Fondo Semilla otorgado por la Científica en el año 2021.
Según explica el ingeniero John Taquio Yangali, especialista en Propiedad Intelectual y Transferencia Tecnológica en la DGIDI, la tramitación en Indecopi tomó tres meses, tiempo estándar para el registro de software ante Indecopi y no se presentaron observaciones ni correcciones. Actualmente, se encuentra registrada en el expediente 002572.
¿Cuáles fueron los principales desafíos y logros durante el desarrollo e implementación del sistema web?
“Uno de los principales desafíos al desarrollar un sistema que va a responder a un proceso bastante largo y con muchas condicionales es poder satisfacer a las más de seis áreas diferenciadas de la Dirección de Investigación que intervienen en el proceso y poder alinearlas todas para generar un proceso con trazabilidad”, explica la Dra. Susan Medina.
Para poder gestionar este proceso, fue importante elegir una metodología que permitiera facilitar el monitoreo y brindara las facilidades respectivas. En ese marco, la metodología Scrum fue pieza clave.
“La metodología Scrum, por su propia agilidad, es más flexible para poder monitorear al personal que trabaja. Tenemos muchos roles dentro de esa metodología y nos brinda las facilidades para asignar tareas y avanzar progresivamente mostrando resultados”, detalla Jhordan Rodriguez.
A su vez, la implementación de un dashboard fue de gran utilidad. “La implementación de un dashboard para el sistema fue un punto que nos sumó, ya que trabaja todo en tiempo real a través de su base de datos. Se alimenta de toda la información necesaria por cada etapa, por lo tanto, la actualización del dashboard se da inmediatamente”, añade.
Dentro del Sistema Ada, se determinaron nueve módulos, los cuales corresponden a las nueve fases abordadas por diferentes áreas en el Reglamento de investigación en las que los gestores intervienen. Así, se trata de un sistema hecho a medidas para el sistema de investigación de la Universidad Científica del Sur.
¿Qué logros se destacan del proyecto?
Dentro del proyecto se destacan tres logros importantes:
Automatización integral: Se logró implementar la automatización integral, desde el registro inicial de proyectos de investigación hasta la sustentación y el ingreso a un repositorio, agilizando significativamente los procesos.
Enfoque metodológico: La elección de la metodología Scrum no solo permitió una gestión ágil y flexible, sino que también demostró la capacidad de los líderes para trabajar en colaboración, adaptarse a cambios y garantizar entregas exitosas.
Eficiencia institucional: El impacto positivo del sistema desarrollado se traduce en una mejora sustancial en la eficiencia de la Dirección General de Investigación, Desarrollo e Innovación de la Universidad Científica del Sur.
¿Qué problema resuelve la implementación de este sistema?
Antes de la llegada del Sistema ADA, este proceso se realizaba de una forma más compleja. “Previamente, realizábamos esta gestión mediante correo electrónico y había pérdida de información y falta de trazabilidad. ADA ha permitido que el estudiante o el tesista pueda acceder a la plataforma, ir paso a paso y los gestores de investigación puedan ir respondiendo y asumiendo cada tarea. El sistema va respondiendo cada evento y el usuario siempre puede ver en qué fase se encuentra”, explica Medina.
“Por parte de los decanos y directores, pueden acceder los reportes y descargar documentos. Del lado de los revisores y asesores, también hay una sistematización de pagos. En general, el sistema nos pueda dar la trazabilidad de todos los procesos de una forma ágil y eficaz”, detalla.
“Uno de los beneficios (de implementar este sistema) es la optimización de procesos. Toda organización debe contemplar la automatización de procesos utilizando tecnologías emergentes y sobre todo apoyándonos de esta tecnología o metodología ágil. Esto va a permitir que las organizaciones se vuelvan más productivas y también optimicen los recursos de su organización”, puntualiza la Dra. Sandra Meza.
¿Cuál es la importancia de este logro para la investigación en la UCSUR y a nivel nacional?
“A la fecha los sistemas de investigación de las universidades para la gestión de tesis y de otros trabajos de investigación se corresponden a los reglamentos propios de la Universidad y a los procesos que norman el Ministerio de Educación; sin embargo, no hay softwares comerciales que se puedan ajustar a todos los procesos ni haciendo modificaciones con los productores. Es por esto por lo que nace aquí la idea de solucionar ese problema mediante una promoción de investigación de un fondo semilla que se desarrolla con estudiantes. Hemos logrado hacer el proceso que va a satisfacer principalmente a la Universidad Científica del Sur, pero luego las versiones más actualizadas podrían también satisfacer al resto de universidades”, destaca Susan Medina.
“Uno de los retos más grandes para gestionar los procesos de tesis era tener un sistema que permita mapear todos los procesos que hemos implementado para garantizar los diferentes momentos de revisión independiente en una única plataforma, como institución buscamos soluciones tecnológicas que ninguna se ajustaba a nuestros requerimientos”, detalla Percy Mayta-Tristán, director de Gestión de Proyectos y Promoción de la Investigación de la Universidad Científica del Sur.
“Estamos orgullosos, pues más allá de ser el primer registro de software de la Universidad, es un desarrollo que responde a una necesidad institucional, que fue desarrollado por destacados estudiantes con su asesora a través de un fondo semilla, y que lo estamos usando en nuestro día a día. Todos los proyectos de tesis de pre y posgrado de la Universidad están registrados y se les hace seguimiento a través del sistema ADA”, finaliza Mayta-Tristán.
